Có file PDF kèm ảnh | Daohongdonvenus

Email là công cụ chuyên nghiệp nhất để liên lạc với khách hàng hoặc đối tác. Email giúp cung cấp đầy đủ thông tin, không ảnh hưởng trực tiếp đến khách hàng như gọi điện thoại. Tuy nhiên, một nhược điểm chính là viết email cũng cần phải có những kỹ năng nhất định. Bài viết hôm nay, Verbalearn sẽ trình bày đến bạn đọc cách viết thư xác nhận và một số mẫu thư confirm bằng tiếng Anh thông dụng trong tiếng anh thương mại.

Giải đáp ý nghĩa thư confirm

Confirm là một thuật ngữ quen thuộc sử dụng trong tiếng anh thương mại, một số ý nghĩa chủ đạo của confirm:

  • Xác nhận, chứng thực
  • Thừa nhận, phê chuẩn
  • Củng cố, làm vững chắc

Confirm Email là việc mà bạn tiến hành trả lời một email để xác định một thông tin nào đó với các đối tác bên còn lại. Việc xác nhận có thể bằng văn bản đồng ý, không đồng ý hoặc theo một chiều hướng cụ thể. Các văn bản thư Confirm được sử dụng khá nhiều trong tiếng anh công sở, do đó bạn cần học cách viết mẫu thư này một cách thuần thục nhất, tránh các lỗi sai đáng tiếc. Ở bài viết này, bạn sẽ được tìm hiểu các cách để cho ra lò một email confirm hoàn chỉnh.

Lưu ý khi viết một mẫu thư confirm bằng tiếng anh

Những lưu ý dưới đây mang tính cơ bản, đơn giản nhưng luôn đảm bảo rằng đầy đủ tính chuyên nghiệp nếu bạn làm theo một cách chỉnh chu. Thư confirm tuy có nội dung không nhiều nhưng đủ để đối tác có thể đánh giá thái độ làm việc của bạn qua từng câu từ.

1. Mở đầu email rõ ràng

Không chỉ riêng thư Confirm mà hầu hết các mẫu thư điện tử đều cần phải có một mở đầu ngắn gọn, rõ ràng. Sự chuyên nghiệp và thái độ của người viết thư sẽ thể hiện rõ ràng nhất ở ngay phần này. Phần này bạn nên đề cập thời gian, địa điểm cụ thể. Đây là phần nội dung quan trọng nhất của phần đầu email. Ví dụ về phần mở đầu email:

2. Nội dung cần mang tính nhắc nhở

Để bức thư mang tính nhắc nhở thì phần thời gian và địa điểm cần phải rõ ràng. Đây là cách tốt nhất khi bạn muốn biến một email thành một lời nhắc nhở có chủ đích. Ngoài ra, bạn có thể thêm một vài từ ngữ có tính hối thúc vào bức thư, thông thường là các động từ.

3. Ngắn gọn nhưng đầy đủ ý

Nhiều bạn có xu hướng viết đây đủ chi tiết trình bày cặn kẻ trong email, tuy nhiên điều này đôi khi khiến cho email trở nên quá dài dòng và có nhiều thông tin dư thừa không cần thiết làm mất đi tính chuyên nghiệp của email. Do đó, email confirm cần phải ngắn gọn nhưng truyền đạt được đầy đủ các ý tưởng đến người nhận email.

4. Không nên viết quá dài dòng

Một email quá dài sẽ khiến cho người đọc bị mất tập trung và không hứng thú với các nội dung chính. Thay vì dùng lối văn vòng vo, bạn nên đi thẳng vào vấn đề chính. Chẳng hạn nếu bạn muốn viết email để xác nhận một cuộc hẹn thì có thể trình bày như sau:

Email confirm xác nhận cuộc hẹn

5. Viết theo một Format nhất định

Một email hoàn chỉnh cần được viết và tuân thủ theo đúng một Format nhất định. Điều này không chỉ giúp email của bạn trở nên chuyên nghiệp mà còn hạn chế được các lỗi sai không đáng có. Tuy nhiên, nếu bạn có nhiều kinh nghiệm trong việc viết email thì cũng có thể biến tấu một chút phù hợp với phong cách và ngữ cảnh đang diễn ra, điều này sẽ để lại ấn tượng cho người đọc email.

Dù viết theo Format nào thì cũng phải đảm bảo được các yếu tố bắt buộc như ngày giờ, lời chào, thân bài và phần kết luận. Đừng để xảy ra trường hợp một email dài nhưng người đọc lại cảm thấy thiếu những nội dung mà đáng lẽ nó phải có. Dưới đây là một format email chuẩn để xác nhận cuộc hẹn:

Email confirm cuộc hẹn

Các bước để viết một mẫu thư xác nhận bằng tiếng anh

1. Sử dụng giấy có in sẵn logo công ty

Sử dụng giấy in logo của công ty giúp lá thư trở nên trang trọng và thể hiện đây là văn bản chính thức của công ty. Trong trường hợp là thư điện tử, bạn vẫn có thể sử dụng phương pháp trên bằng các chế độ soạn thảo khác nhau trên email.

Trên phần lời chào đầu tiên của thư, bạn cần chú ý ghi rõ ràng các điểm sau: Tên của người nhận, chức vụ, phòng ban hoặc là tên công ty, địa chỉ công ty nơi người nhận đang công tác. Bạn cần lưu ý các điểm sau:

  • Thư cá nhân gửi cho công ty vẫn phải theo hình thức thương mại
  • Địa chỉ của bạn và ngày tháng ở lề trái hoặc canh dọc lề phải
  • Cách một dòng sẽ đến phần nhận người lệ lề trái

2. Lời chào thư phù hợp

Lời chào phù hợp theo từng đối tượng, ngữ cảnh sẽ đảm bảo được tính trang trọng của bức thư. Thông thường bạn dùng cấu trúc Dear + Mr, Mrs, Mss,.. + tên người nhận thư. Phần này có một vài lưu ý như sau:

  • Dùng tên cho người Việt Nam và dùng họ cho người nước ngoài
  • Chỉ dùng Mrs cho người phụ nữ chắc chắn đã kết hôn.
  • Thư confirm bình thường có thể dùng tên người nhận

3. Xác nhận thông tin đã thỏa thuận

Ở phần này, bạn cần nhắc lại rõ ràng vấn đề cần được nói đến trong thư. Bạn cần làm rõ được các vấn đề về thời gian, địa điểm và trình bày sắp xếp các thông tin cụ thể, logic. Một số mẫu câu thường dùng như:

I am writing to confirm….

→ Tôi viết thư này để xác nhận…

I would like to confirm….

→ Tôi muốn xác nhận…

This letter is to confirm…

→ Lá thư này được viết để xác nhận…

I am happy to confirm

→ Tôi vui mừng xác nhận…

I was pleased to receive…

→ Tôi rất vui khi nhận được…

4. Đề cập đến một số nội dung khác

Ngoài việc đi thẳng vào vấn đề cần xác nhận, bức thư này bạn có thể đưa thêm một số nội dung khác như: thỏa thuận tiền bạc, điều khoản công ty hay một nội dung nào đó có ảnh hưởng. Tuy nhiên cần chú ý như sau:

  • Cần nhắc lại điều khoản thỏa thuận giữa hai bên để tránh gây hiểu nhầm.
  • Có thể nói rõ yêu cầu xác nhận bằng email hoặc điện thoại hoặc văn bản
  • Thư xác nhận còn có thể coi là một loại thư lưu trữ nhằm mục đích bảo vệ khi xảy ra tranh chấp

5. Yêu cầu trao đổi thêm

Cuối thư, bạn có thể ghi thêm dòng để người nhận có thể trao đổi thêm với bạn trong trường hợp cần thiết. Nội dung này thường được bắt đầu bằng một số mẫu câu như sau:

Please inform me if you need additional information ….

→ Vui lòng cho chúng tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin

Please respond if you need to add ….

→ Vui lòng cho chúng tôi biết nếu bạn cần bổ sung …

6. Lời cảm ơn dành cho người nhận

Trước khi vào phần kí tên, bạn có thể sử dụng một số cụm từ mang phong cách cảm ơn như sau:

  • Thank you (Cảm ơn)
  • Sincerely / Regards / Respectfully (Trân trọng)

Lưu ý: Trong phần kí tên đối với email thương mại, bạn nên dùng đầy đủ tên của mình.

Các bước đọc và sửa thư

1. Đọc và sửa thưa xác nhận

Viết email, thư văn bản hay bất kì loại nào thì bước đọc và sửa thư vẫn cần phải thực hiện. Việc này lại càng quan trọng nếu như email có nội dung liên quan đến các thỏa thuận trong kinh doanh. Các bước cần làm bao gồm:

  • Đọc lại 1 lần
  • Kiểm tra lỗi chính tả, thiếu từ và ngữ pháp
  • Kiểm tra dấu câu
  • Kiểm tra lại nội dung về thời gian, địa điểm,…

2. Dùng loại giấy phù hợp với một máy in tốt

Nếu email điện tử bạn có thể có qua phần này. Tuy nhiên nếu bạn in thư kinh doanh thì nên dùng loại giấy có sẵn logo. Trường hợp thư không liên quan đến kinh doanh có thể sử dụng giấy chuẩn. Đặc biệt lưu ý, không viết tay trên các lá thư thương mại.

3. Dùng font chữ và lề chuẩn

Nên sử dụng các font chữ chuẩn như Times New Roman hoặc Arial để viết email trong kinh doanh. Kích cỡ thường là 12px không in đậm, không in nghiêng hay là gạch dưới. Nếu in văn bản, cần lưu ý phần lề cần cách mép giấy khoảng 2.5cm. Lưu ý khi viết email bằng tiếng anh thì các dòng cần phải đặt thẳng hàng, không dòng nào được thụt vào trong như cách trình bày của tiếng Việt.

4. Ghi ngắn gọn và đầy đủ nội dung vấn đề

Email xác nhận cần được viết một cách ngắn gọn, xúc tích. Không sử dụng quá nhiều từ chứa ít thông tin hoặc từ nối. Nên sử dụng các cấu trúc ngữ pháp thông dụng, không cầu kì hoa mỹ. Nội dung thư nên tập trung vào vấn đề mà bạn muốn xác nhận.

5. Giữ ngôn ngữ kinh doanh chuyên nghiệp

Thư confirm bằng tiếng anh phải được viết bằng ngôn ngữ kinh doanh, không sử dụng ngôn ngữ cá nhân quá nhiều. Từ đó giúp nội dung của bức thư tập trung vào chi tiết cần được xác nhận và tránh sao nhãng sang các vấn đề khác. Mặc dù bức thư mang tính trang trọng, nhưng bạn vẫn có thể sử dụng các từ ngữ chỉ sự cảm kích như sau:

I appreciate this opportunity to interview for the position…

→ Tôi rất cảm kích vì có cơ hội đến phỏng vấn cho vị trí này…

I am really looking forward to interviewing for the position…

→ Tôi rất mong chờ buổi phỏng vấn cho vị trí này…

6. Các trường hợp gửi thư xác nhận

Có nhiều lý do để bạn nên gửi một bức thư xác nhận, nhưng đa phần các lý do đều là xác nhận việc gặp gỡ, hoặc một vấn đề nào đó. Một số trường hợp khác:

  • Mời làm việc
  • Chấp nhận việc làm
  • Xác nhận đơn hàng
  • Xác nhận tình trạng làm việc
  • Ứng tuyển

Kết luận

Trên đây là một số nội dung giúp bạn có được những mẫu thư Confirm bằng tiếng anh nhanh chóng, dễ dàng nhất. Viết email hay viết thư là một trong những kỹ năng quan trọng khi bạn là dân công sở. Để có một email chỉnh chu nhất, các kỹ năng về tiếng anh công sở của bạn cũng cần phải được cải thiện đáng kể về mặt từ vựng, ngữ pháp và giao tiếp.

Xem thêm bài viết thuộc chuyên mục: Giáo dục